智能无纸化会议系统 ——更便捷的会议管理解决方案

01无纸化会议·系统

无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的无纸化会议系统，提供强大的会议应用功能，包括：会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等；具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点。

能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

02方案描述

无纸化会议系统|支持电脑Windows系统和平板Android和ios系统登录，无纸化会议系统管理者能在短时间内能完成会议信息、会议议程、会电子白板、会议服务、共享屏幕等功能，通过无纸化会议系统平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议低效、单一、资源浪费、保密隐患等问题，实现会议全程无纸化. 架构平台的集成能力主要包括：支持业界各种集成模型：界面集成、数据集成、功能集成和服务集成。

	服务器软件支持会议室预约管理系统 服务器负责会议室管理、会议管理、机构管理、角色管理、员工管理以及会议进行时数据等信息的转发, 系统同时支持会议室预约管理系统；
	整合办公系统 系统可整合企业现有的CRM/OA/SCM/ERP等办公管理系统，方便接入第三方服务平台；
	无缝对接第三方服务平台 可以实现与现有硬件视频会议产品无缝对接，与业界其他厂商互联互通，也可以与会议室原来有的中央控制管理系统进行对接，方便企业管理．
	支持双网络接入 客户端通过加密无线或有线网络接入无纸化会议系统，供参会者使用，参会者使用客户端进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，对会议文件进行圈点、批注、修改、保存等操作；
	支持多种终端设备管理 客户端软件可同时支持windows和Android平台软件,可以在计算机，手机及PAD等多种终端设备上使用；

多个实现

无纸化会议系统功能

实现会议管理的主体功能：包括会前准备、会议主持秘书、会议签到、文档同步演示、会议信息通知、投票表决、手写批注、后台管理等功能。

整体统一设备

会议管理

创建会议，对会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。控制所有主机统一开关机。

功能化管理

智能ip设备管理

可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址，编辑席位编号、添加或删除席位等。

签到管理

实时查看具体信息

可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。

同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。

保密管理

根据会议需求，资料保密管理

如为保密会议，所有会议资料不允许保存、下载，会议结束后，所有资料自动删除

会议签到

自动记录，自动下载

实现所有参会人员电子签到，自动记录、统计会议出席情况，签到同时自动下载会议文件

会议议程

智能管理编辑、提升会议效率

会议助理可在管理端编辑会议议程，发布会议议程后，全体参会者都可在本地Pad查看会议议程的具体内容；会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕，全体参会者无需自己动手操作，即可看到大屏幕的会议议程全部内容。

电子白板

提升会议电子化

用于会议讨论，参会人员可同时在电子白板上进行圈划、书写；支持在白板上打开图片和设计图纸；参会人员实时共享白板上书写的内容。

会议服务

多功能会议服务选项、及时提供帮助

可以在会议过程中，为参会者提供会议所需的各种服务。例如：参会者需要纸、笔、茶水或者其他的帮助，通过会议服务选项，直接发送消息到管理端，会议助理接收到消息后，可以根据需求为参会者提供帮助。

会议投票

支持多个客户终端管理

需要全体参会者参与意见表决时，会议助理在管理端可以直接发起投票，投票内容均为选择题，由会议助理统一编辑投票内容和选项，参会者选择具体选项即可，无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端，大家各自使用终端投票；也可以将投票内容和选项显示至大屏，进行现场投票。投票结束后，会议助理可以将投票结果进行保存，也可以将投票结果显示至大屏幕，让全体人员查看投票结果。

便捷的信息传送

保证会议进程、及时解决突发情况

会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能，向全体人员或者某位参会者发送消息，参会者收到消息后，可以选择回复消息。比如开会时，有紧急事件需要领导马上处理，此时，会议助理可以单独向领导发送消息，既不影响会议正常进行，领导又可以及时处理紧急事件

01 优势之高效协同化管理

优势之一：会议文件的同步演示，相对于传统的纸质会议提供更好的会议讨论交互其表现与无纸化会议系统的智能性。在无纸化会议系统中，会议主讲可以自由切换，主讲人对文档的操作，例如：放大缩小、翻页等，都可以通过”触屏轨迹跟踪与仿真技术”实时传输到其他与会者的屏幕中，具有强大的会议交互和文档同步，这是传统的纸质会议无法做到的。

02无缝结合、文件同步共享

优势之二：无纸化会议交互系统，它其实是针对会议流程的管理，会议资料的管理，会议文件信息发布与文档交互性具有不可缺少的重要性。并且同时能够无缝的结合大屏显示或者投影机实现文件同步共享，还可以实现会议系统的实际功能。例如签到、呼叫服务、通知等。

03高能效的资源利用

优势之三：利用无纸化会议系统可以更好地促使工作人员的交流，而且在大江南北，流畅的沟通和更有效的分享信息、远程了很好的工具‘大大提升办公效率。在短时间内无论主管人员在什么地方、相距多远，都是可以得到聚集，并且还会有更多参与者的意见与赞同，提升企业的竞争力。而对于企业来说是很好的，很少的去坐交通工具，废气排放就大大减少了，无纸化会议就是没有纸张，这些都大大减少了纸张的使用。

很多企业在提高工作效率的同时，也越来越重视环保责任，这种利用无纸化会议系统开会的形式既可以帮助企业节约纸张、节能环保，又可以大大提高企业开会效率，为企业节约经济成本和时间成本。