智能无纸化会议系统 ——更便捷的会议管理解决方案

01无纸化会议·系统

无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的无纸化会议系统，提供强大的会议应用功能，包括：会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等；具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点。

能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

02方案描述

无纸化会议系统|支持电脑Windows系统和平板Android和ios系统登录，无纸化会议系统管理者能在短时间内能完成会议信息、会议议程、会电子白板、会议服务、共享屏幕等功能，通过无纸化会议系统平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议低效、单一、资源浪费、保密隐患等问题，实现会议全程无纸化. 架构平台的集成能力主要包括：支持业界各种集成模型：界面集成、数据集成、功能集成和服务集成。

	服务器软件支持会议室预约管理系统 服务器负责会议室管理、会议管理、机构管理、角色管理、员工管理以及会议进行时数据等信息的转发, 系统同时支持会议室预约管理系统；
	整合办公系统 系统可整合企业现有的CRM/OA/SCM/ERP等办公管理系统，方便接入第三方服务平台；
	无缝对接第三方服务平台 可以实现与现有硬件视频会议产品无缝对接，与业界其他厂商互联互通，也可以与会议室原来有的中央控制管理系统进行对接，方便企业管理．
	支持双网络接入 客户端通过加密无线或有线网络接入无纸化会议系统，供参会者使用，参会者使用客户端进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，对会议文件进行圈点、批注、修改、保存等操作；
	支持多种终端设备管理 客户端软件可同时支持windows和Android平台软件,可以在计算机，手机及PAD等多种终端设备上使用；

多个实现

无纸化会议系统功能

实现会议管理的主体功能：包括会前准备、会议主持秘书、会议签到、文档同步演示、会议信息通知、投票表决、手写批注、后台管理等功能。

整体统一设备

会议管理

创建会议，对会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。控制所有主机统一开关机。

功能化管理

智能ip设备管理

可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址，编辑席位编号、添加或删除席位等。

签到管理

实时查看具体信息

可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。

同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。

保密管理

根据会议需求，资料保密管理

如为保密会议，所有会议资料不允许保存、下载，会议结束后，所有资料自动删除

会议签到

自动记录，自动下载

实现所有参会人员电子签到，自动记录、统计会议出席情况，签到同时自动下载会议文件

会议议程

智能管理编辑、提升会议效率

会议助理可在管理端编辑会议议程，发布会议议程后，全体参会者都可在本地Pad查看会议议程的具体内容；会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕，全体参会者无需自己动手操作，即可看到大屏幕的会议议程全部内容。

电子白板

提升会议电子化

用于会议讨论，参会人员可同时在电子白板上进行圈划、书写；支持在白板上打开图片和设计图纸；参会人员实时共享白板上书写的内容。

会议服务

多功能会议服务选项、及时提供帮助

可以在会议过程中，为参会者提供会议所需的各种服务。例如：参会者需要纸、笔、茶水或者其他的帮助，通过会议服务选项，直接发送消息到管理端，会议助理接收到消息后，可以根据需求为参会者提供帮助。

会议投票

支持多个客户终端管理

需要全体参会者参与意见表决时，会议助理在管理端可以直接发起投票，投票内容均为选择题，由会议助理统一编辑投票内容和选项，参会者选择具体选项即可，无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端，大家各自使用终端投票；也可以将投票内容和选项显示至大屏，进行现场投票。投票结束后，会议助理可以将投票结果进行保存，也可以将投票结果显示至大屏幕，让全体人员查看投票结果。

便捷的信息传送

保证会议进程、及时解决突发情况

会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能，向全体人员或者某位参会者发送消息，参会者收到消息后，可以选择回复消息。比如开会时，有紧急事件需要领导马上处理，此时，会议助理可以单独向领导发送消息，既不影响会议正常进行，领导又可以及时处理紧急事件